5 Grandes Benefícios da Gestão de Contratos

Sua empresa investe em Gestão de Contratos? Gerir uma empresa não é algo trivial, são inúmeros os fatores que determinam o sucesso ou o fracasso de uma organização.

Alguns desses aspectos são bastante óbvios e amplamente estudados em gestão empresarial, como por exemplo: lucratividade, gestão de estoques, controle de custos, ponto de equilíbrio, e outros indicadores importantes na gestão de negócios (Baixe o nosso Infográfico). 

Esses índices que são acompanhados quase que diariamente, escondem ou mascaram outras formas de apoiar o resultado de uma empresa, como é o caso da Gestão de Contratos.

No dia a dia e na correria empresarial, alguns processos precisam estar bem ajustados e se possível automatizados para que a organização não tenha perdas por quaisquer descuidos e até mesmo ação de má fé.

No relacionamento com fornecedores e parceiros, é muito fácil perder datas de pagamentos, prazos de recebimento, margens de lucro acordadas, os prazos de garantia dos produtos e por aí vai.

Sem contar, é claro, as severas multas por descumprimento de alguns desses itens.

A Gestão de Contratos tem por um dos objetivos organizar de forma processual todos os meios para evitar desvios nos acordos comerciais.

Esse tema é tão relevante para a gestão de compras, que decidimos listar os 5 principais benefícios de uma boa Gestão de Contratos.

O que é Gestão de Contratos?

Gestão de contratos pode ser entendida como um conjunto de técnicas, procedimentos e estratégias que visam propiciar maior segurança, organização e facilidade aos contratantes no âmbito das relações comerciais.

Além de ser fundamental para uma melhor organização da empresa, a Gestão de Contratos é capaz de reduzir riscos e aumentar a lucratividade, como será melhor explicitado ainda neste artigo.

Quais os principais benefícios da Gestão de Contratos?

Como principais objetivos desse conjunto de técnicas tem-se a capacidade de controlar possíveis riscos das relações comercias e contratuais, sejam eles simples ou mais complexos.

Outro objetivo que pode ser visualizado com a aplicação da Gestão de Contratos é a manutenção de uma boa relação profissional entre os envolvidos, cumprindo devidamente o que foi acordado, sem criar grandes atritos.

Veja alguns benefícios que a Gestão de Contratos pode implementar em sua empresa:

1 – Proporcionar maior organização para sua empresa

A realização do contrato irá de fato proporcionar maior organização e eficiência ao seu negócio. Nesse aspecto a Gestão de Contratos é um método prático e muito eficiente que vai desde a fase pré contratual até a fase pós contratual da relação. Abarcando todos esses momentos o nível de organização promovido por essa técnica é maior e mais efetivo, sendo capaz de promover grandes benefícios para os contratantes.

Uma boa Gestão de Contratos pode até identificar, desde já, problemas futuros. Dessa forma, o contrato e o uso desse conjunto de técnicas proporcionam maior organização e planejamento para a empresa e são fundamentais para a realização de um negócio eficaz e altamente produtivo/lucrativo.

2 – Pode evitar futuros prejuízos e o ajuizamento de ações judiciais

O que todos devem ter em mente é que as relações comerciais não podem ser estabelecidas somente com base na confiança entre as partes, sem nada estipulado ou devidamente documentado.

A existência de um contrato e da Gestão de Contratos evita fadigas entre você e seu fornecedor, pois previne por exemplo que você se esqueça de renovar prazos ou até mesmo o contrato. Além disso, pode evitar também pagamentos efetuados na data errada e aplicação de multas, fatores que reduzem o seu lucro.

Pode ainda reduzir ou até mesmo banir prejuízos com uma futura, longa e cansativa ação judicial, já que o contrato é uma forma de precaução de riscos.

3 – Proporcionar maior segurança e respaldo jurídico

Do ponto de vista jurídico a efetivação da Gestão de Contratos na empresa traz a garantia de direitos e obrigações pois prevê o que as partes necessitam e concordam. Apresenta dados importantes sobre as partes e sobre as negociações, como quantidade e qualidade do produto e também dispõe sobre o local competente para julgamento de crises. Disponibiliza prazos e como funciona a entrega de produtos, trata das multas em caso de descumprimento de cláusulas, etc.

Além de prever tudo o que foi discutido e acordado, os contratantes podem estipular ou revisar cláusulas, permitindo que possam alterar o contrato em benefício de ambos. 

4 – A Gestão de Contratos é capaz de reduzir custos, aumentar o lucro e economizar tempo

O aumento do lucro e a diminuição dos custos são oriundos justamente da organização que a Gestão de Contratos promove.

Isso se deve ao fato de que no contrato ficam estipulados possíveis riscos e prejuízos do negócio e assim, desde o início podem ser estabelecidas medidas de precaução para esses problemas.

Além disso, com um planejamento já estabelecido, seja estrutural ou financeiro, a empresa passa a agir de forma mais estratégica e rápida, controlando datas de vencimento e vigiando os valores estipulados, o que economiza tempo e dinheiro, evita danos e litígios em larga escala.

5 – Promover maior interação entre você e o seu fornecedor

Você como empresa quer evitar o máximo de problemas possíveis, certo?

Assim um de seus objetivos na hora de contratar com um fornecedor é a formação de um bom vínculo entre vocês, capaz de gerar frutos comerciais duradouros e produtivos.

Ninguém quer arrumar problema com a pessoa que fornece a você o produto ou o serviço necessário. Por isso a existência de uma boa conversa, com estipulação dos desejos de ambas as partes é fator fundamental para que o futuro da relação de vocês seja pacífico e eficaz. 

Mas é claro que a conversa não pode ser baseada só nessa confiança inicial, como já foi explanado. Vocês precisam sentar e elaborar o plano que melhor se encaixa na realidade da empresa de vocês, estreitando os vínculos e colocando no papel tudo o que vocês planejam para essa relação comercial.

Portanto, a existência de um contrato comercial e da Gestão de Contratos vai além da existência de um bom resultado financeiro, pois é fundamental para a satisfação do seu cliente ou fornecedor e para o incremento na relação entre vocês.

Características básicas que um bom contrato precisa ter

É válido destacar que o contrato precisa ser claro, bem redigido, com objeto bem delimitado e com uma correta e completa identificação das partes. Deve ter ainda obrigações e contraprestações pré definidas e descritas.

Deve conter multa estipulada em caso de inadimplência, o possível pagamento de perdas e danos em caso de descumprimento de algo acordado, hipóteses de rescisão contratual, entre outros aspectos. 

Com isso, tudo correrá da forma que foi estipulado, sem grandes surpresas desagradáveis. O contrato possibilita maior segurança, organização, garantia de direitos e benefícios para todos os envolvidos.

Concluindo

A organização e padronização dos processos, incluindo o relacionamento entre fornecedores e parceiros é primordial para o sucesso de uma empresa.

Por isso, a Gestão de Contratos entra como uma ferramenta importante na gestão estratégica e que deve ser levada em conta na hora de estruturar o seu negócio.

É um instrumento que envolve áreas como Administração e Direito e essa fusão é excelente para que sua empresa se desenvolva da melhor forma possível.

É uma técnica simples e de fácil compreensão que traz maior organização, segurança, lucratividade, facilidade e redução de custos.

Fontes: Treasy, Administradores, Endeavor.